De herramientas dispersas a una operación conectada.

El punto de partida

La clínica ya invertía en publicidad y contaba con un equipo comercial. La dificultad estaba en conectar lo que ocurría después del primer mensaje. Las conversaciones, la agenda, los pagos y el seguimiento se repartían entre distintas herramientas y archivos de Excel.

Para saber qué campañas generaban ventas había que cruzar datos manualmente. Los recordatorios podían repetirse incluso después de que un paciente confirmara, mientras que recuperar citas no concretadas y acompañar las sesiones posteriores dependía de tareas separadas.

Una plataforma organizada por funciones

Argus revisó las herramientas y la forma de registrar campañas, citas y ventas antes de configurar la solución. Las conversaciones, la agenda, las ventas y el origen del paciente quedaron conectados en una plataforma.

Los accesos se organizaron según el trabajo de cada equipo: recepción gestiona agenda y pagos; ventas da seguimiento; las áreas médica y cosmiátrica consultan sus propias citas.

De la campaña a la cita

El registro del paciente incorpora su campaña y canal de origen, y permite relacionar las ventas con ese punto de entrada. Se configuró también la comunicación de compras a Meta para aportar señales comerciales a la publicidad.

La agenda online reúne 29 servicios organizados por categoría. Cada reserva llega a la agenda del área correspondiente. El objetivo es evitar que reservar implique copiar información entre sistemas.

Recordatorios con un propósito claro

El protocolo contempla tres momentos: confirmación al reservar, recordatorio el día anterior y aviso final horas antes. La solicitud de confirmar asistencia se omite cuando el paciente ya confirmó.

Si falta una confirmación, recepción recibe una alerta para intervenir. El diseño evita duplicados, contempla horarios de atención y respeta las coordinaciones manuales del equipo.

Seguimiento antes y después de la venta

Los interesados que dejan de responder tienen un seguimiento automático. Cuando corresponde una llamada, pasan a una lista dentro de la misma plataforma. El proceso también contempla a quienes no asistieron o acudieron pero no compraron.

Después de la compra comienza un recorrido separado: bienvenida, controles, sesiones pendientes y contacto posterior según el tratamiento. Un número dedicado a pacientes permite separar esa atención de la captación. Los mensajes se detienen cuando la persona responde, agenda o pide no ser contactada.

Lo que cambió para la gestión

Dirección dispone de paneles para revisar campañas, leads, asistencia y trabajo de los asesores. En una primera revisión se identificaron oportunidades registradas como abiertas que en realidad estaban perdidas.

El cambio que Beauty Medic destaca es cualitativo: más orden, claridad y ahorro de tiempo operativo. Su testimonio aclara que todavía es pronto para medir resultados en números.

La siguiente etapa

El trabajo se amplió a un agente de IA para acompañar consultas hasta agendar la evaluación y a posicionamiento en buscadores, con contenido validado por el equipo médico. Son líneas en marcha; no se presentan aquí como resultados ya medidos.